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Il project management e la pastiera

Sono convinta che la cucina sia un’ottima insegnante. Perché tra i fornelli si imparano tante cose – come la pazienza, il valore del tempo o la cura dei particolari – che possono fare piccoli miracoli tanto tra le mura di casa quanto nel lavoro.

Ricordo ancora, ad esempio, la prima volta che ho cucinato la pastiera napoletana.

Da profana ho letto la ricetta, segnato gli ingredienti, fatto la spesa. Ma al momento della preparazione mi sono accorta che c’erano tempi di maturazione, riposo e assemblaggio lunghissimi che non avevo affatto considerato. Risultato: quella volta abbiamo mangiato la pastiera una settimana dopo Pasqua. E non era nemmeno fatta a dovere.

Così l’anno successivo mi sono preparata, applicando le regole della Work breakdown structure che avevo imparato in azienda per realizzare uno schema degno del miglior project manager di una società di consulenza.

Da allora riesco a portare in tavola ogni volta un dolce delizioso, al momento giusto.

Inoltre, non ho più dimenticato nel cassetto la Work breakdown structure, che utilizzo tanto per gestire i progetti più complessi quanto per tutte le attività che presuppongono un processo. E che voglio condividere con voi per aiutarvi a lavorare in modo più sostenibile e mirato.

Per Christensen, la segmentazione del target di IKEA parte dal principio dei “Jobs to be done”. Ed ecco il bisogno chiave, il “lavoro da sbrigare”: devo arredare questo posto entro stasera, perché domani devo fare altro.

Applicare la prospettiva dei “Jobs to be done” all’analisi del target e della nostra offerta offre secondo me degli spunti interessanti.

Se partiamo dal punto di vista del cliente, significa andare ad indagare il famoso bisogno o desiderio che lo motiva a cercare una soluzione – e il modo in cui noi possiamo aiutarlo a ottenere il risultato ideale.

Cos’è la Work breakdown structure

Con Work breakdown structure (o WBS) si intende la scomposizione di un progetto in tutte le parti necessarie e sufficienti alla sua realizzazione.

Il concetto di base è semplice: il progetto viene suddiviso in elementi sempre più piccoli, finché non si raggiunge un livello non ulteriormente scomponibile. Ma per applicare il metodo senza perdere di vista il quadro generale bisogna tenere presenti due principi chiave: la regola del 100% e la scomposizione del progetto per risultati.

Per la regola del 100%, la WBS di un progetto deve includere il 100% dei passaggi necessari affinché quel progetto si concretizzi. Questo include ad esempio anche il project management stesso, il cui impatto in termini di tempo e risorse viene invece spesso sottovalutato.

Allo stesso tempo, la regola ci dice che la Work breakdown structure non deve contenere più del 100%. Questo ci aiuta a non disperdere le energie in attività superflue o di contorno, e a non cadere nel perfezionismo.

Il principio della scomposizione per risultati invece ci aiuta a suddividere il flusso di lavoro in elementi facili da gestire, eseguire, controllare e chiudere. Chiedendoci quale risultato vogliamo ottenere con una determinata parte del lavoro, riusciamo a mantenere l’attenzione sul particolare senza frammentare la WBS in un elenco di azioni troppo dettagliato e dispersivo rispetto alle nostre reali esigenze.

In più, la scomposizione per risultati è fondamentale per assicurarsi che non ci siano blocchi di attività ripetute o ridondanti, e a identificare a colpo d’occhio eventuali attività da delegare a collaboratori interni o esterni.

I vantaggi della Work breakdown structure

Che cosa ho imparato applicando la WBS alla realizzazione della pastiera napoletana?

Sicuramente a organizzare il lavoro passo dopo passo. A creare, mappare, progettare e facilitare affinché ogni parte del lavoro possa essere svolta in modo efficiente e si “incastri” senza sforzo con gli altri elementi.

Il primo anno in cui ho cucinato la pastiera ero totalmente all’oscuro di come si facesse. Certo, sapevo di dover leggere la ricetta, acquistare gli ingredienti eccetera. Però non sapevo che la crema di ricotta andasse marinata per 24 ore, che la frolla dovesse riposare molto più del solito oppure che il dolce, una volta assemblato, avesse bisogno di almeno tre giorni per armonizzare ed esaltare tutti i suoi sapori.

Questo tipo di informazioni è fondamentale per organizzare la WBS di un progetto. Senza la prima esperienza pratica, non avrei davvero avuto il polso della situazione e probabilmente mi sarei complicata inutilmente la vita.

Un po’ come il primo anno in cui ho lanciato la mia Bottega dei saperi. Sapevo di dover raccogliere le adesioni, ricercare e invitare i docenti, comunicare il progetto eccetera. Non avevo però idea di quanto tempo ed energie avrebbero richiesto i passaggi o dei “tempi morti” tra l’uno e l’altro.

Dopo il primo anno, avendo le idee più chiare, ho mappato le diverse attività creando un semplice elenco, organizzato secondo i principi della Work breakdown structure: elementi sempre più piccoli determinati in base ai risultati da ottenere e regola del 100%.

Poi ho riordinato l’elenco seguendo un ordine logico – ad esempio, selezionare i docenti viene prima di inviare loro le proposte, così come acquistare la ricotta viene prima di marinarla con lo zucchero – e definito una linea temporale per assicurarmi di arrivare al lancio con tutto in ordine e senza l’ansia dell’ultimo minuto.

Questa attività è fondamentale, perché permette a noi libere professioniste di fare sei cose in un colpo solo.

 

  • Avere chiaro un processo da seguire per organizzare il lavoro.
  • Stimare in modo più preciso il tempo necessario a realizzare il progetto.
  • Identificare con facilità le attività che possiamo delegare.
  • Assegnare un prezzo realistico a prodotti e servizi, calcolato in base alla complessità e all’impegno necessari a realizzarli.
  • Creare un modello di flusso di lavoro da usare come linea guida per altre attività simili.
  • Facilitare le ripetizioni del processo.

 

Con un po’ di pratica, applicare i principi della WBS diventa man mano più intuitivo.

Vi sembra impossibile?

Allora scegliete un’attività che svolgete ogni settimana – può essere la contabilità, la creazione dei contenuti per il vostro blog, la preparazione dei preventivi – e fate una prova!

 

Se poi ne avete voglia raccontatemi com’è andata!

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