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Il metodo Silente per organizzare il lavoro

«Questo? Si chiama Pensatoio» disse Silente. «A volte, e sono certo che conosci questa sensazione, ho l’impressione di avere semplicemente troppi pensieri e troppi ricordi stipati nella mente».

 «Quando mi capita» proseguì Silente «uso il Pensatoio. Basta travasare i pensieri in eccesso dalla propria mente, versarli nel bacile e esaminarli a piacere. Diventa più facile riconoscere trame e collegamenti, sai, quando assumono questa forma».

– Da “Harry Potter e il calice di fuoco”, J.K. Rowling

Quando ho letto questo dialogo per la prima volta, ho capito che il Pensatoio non è utile soltanto ai maghi centenari ma che potevo usarlo anche io.

Così, nell’arco di breve tempo, ho creato un metodo che mi permette di organizzare il lavoro senza disperdere le energie e la concentrazione.

Il “metodo Silente”, per l’appunto!

E siccome la gestione della settimana è un tema scottante per tante donne che lavorano in proprio, ho deciso di raccontarvi come mi organizzo io per darvi qualche ispirazione utile.

Scommetto infatti che è capitato anche a voi di iniziare a fare qualcosa con le migliori intenzioni… e poi interrompervi poco dopo per inseguire un pensiero che vi è passato per la testa.

Magari state scrivendo un articolo e vi ricordate all’improvviso di dover pagare una fattura.

Oppure state preparando un preventivo e vi lasciate distrarre da una notifica e-mail.

O ancora abbandonate la programmazione della settimana per fare quella telefonata di cui proprio vi eravate dimenticate.

A un certo punto, guardando l’ora, avete l’impressione che il tempo sia semplicemente svanito tra le dita e di “non avere combinato molto”.

E alla fine della giornata vi sentite stanche morte e insoddisfatte.

Dopo anni di multitasking spinto in azienda, conosco benissimo questa sensazione.

So quanto è dispersivo e stancante rincorrere la propria testa e rispondere quasi in automatico a tutti gli stimoli interni ed esterni che affollano le nostre giornate. Così, quando ho creato Le spezie gentili ho deciso organizzare il lavoro in modo più sostenibile e centrato.

Immagino che abbiate già sentito parlare del batching (raggruppamento), una tecnica di organizzazione che consiste nel suddividere il tempo in blocchi di lavoro e le attività in gruppi omogenei.

Nel batching, ogni blocco di lavoro viene assegnato ad un solo tipo di attività – ad esempio contabilità, creazione di contenuti, formazione – e questo permette di entrare in uno stato di flusso che migliora la concentrazione e la resa del lavoro che stiamo svolgendo.

Molte persone consigliano di organizzare il batching in modo verticale, creando blocchi di lavoro e di flusso da un’intera giornata.

Sperimentando un po’ mi sono resa conto che la formula che funziona meglio per me prevede una distribuzione del lavoro diversa.

Ad esempio, nel mio caso gestire le e-mail che ricevo nella settimana in un giorno dedicato sarebbe insostenibile.

Quindi mi sono organizzata così: ogni giorno, dedico i primi 15 minuti della mattina e i primi 15 minuti del pomeriggio alla posta elettronica.

Poi la chiudo.

Sì, avete letto bene.

 

Per altre attività invece, come la scrittura per i social o la mia formazione, ho creato blocchi di lavoro da mezza giornata.

Per altre ancora, come le consulenze individuali, ho riservato blocchi da una giornata intera perché preferisco immergermi totalmente nel flusso che si crea nel lavoro con le clienti.

Infine, per le attività che non trovo particolarmente motivanti ma che prosciugano le mie energie (come raccontavo qui) ho predisposto blocchi da due ore seguiti da due ore di rigenerazione – ad esempio, la contabilità è sempre seguita da un blocco dedicato all’introspezione e alla spiritualità.

Organizzare il lavoro adattando la tecnica del batching ai miei ritmi è stato un vero toccasana anche per il mio benessere in generale.

Questo però non mi ha resa immune alle distrazioni che derivano da una mente sempre in fermento.

E qui entra in gioco il metodo Silente!

 

Ahimè, non ho (ancora) inventato una bacchetta magica capace di estrarre i pensieri e archiviarli in meravigliose boccette di vetro.

Però ho i miei quaderni in formato A5, che mi aiutano a tenerli a bada e mantenere la concentrazione.

Ogni quaderno è associato a un blocco di lavoro specifico: contabilità, formazione, cliente X, marketing e così via.

Quando lavoro, sono sempre accanto a me.

Così ogni volta che un pensiero estraneo al blocco di lavoro a cui mi sto dedicando mi attraversa la mente, lo annoto subito nel relativo Pensatoio.

E quando sono in giro, magari per fare delle commissioni o una passeggiata, e arriva il classico momento di illuminazione?

Facile: mi invio una mail con la nota, inserendo nell’oggetto del messaggio il titolo del blocco di pertinenza.

Come vedete è un metodo molto semplice ma ha un impatto enorme sulla qualità del mio lavoro.

Archiviando i pensieri casuali, ho la certezza che non si perdano per strada.

La mente si rilassa e questo mi permette di tornare a concentrarmi serenamente sulla mia attività del momento.

Provare per credere!

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